Le recordamos que una vez aprobadas las cuentas anuales se deben presentar para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, en el plazo de 1 mes desde su aprobación. El plazo de 1 mes se cuenta de fecha a fecha, es decir, si se aprueban el día 30 de junio, se depositan el 30 de julio.

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Las cuentas anuales deberán ser aprobadas por la junta general ordinaria, que debe ser previamente convocada al efecto, para reunirse dentro de los 6 primeros meses del ejercicio, para, en su caso, aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado.

Atención. Ahora que se acercan las fechas en que se deben depositar las cuentas anuales en el Registro, recuerde la importancia de este trámite, pues su incumplimiento puede incluso comportar una sanción.

¿Quién tiene la obligación de presentar las cuentas anuales? 

Los administradores de la sociedad, que deben presentar en el Registro Mercantil del domicilio social certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, de aplicación de su resultado, así como, en su caso, el informe de gestión y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría o ésta se hubiera acordado a petición de la minoría.

Las cuentas anuales son objeto de publicidad y cualquiera puede consultarlas y obtener información del Registro Mercantil de todos los documentos depositados.

Atención. Los administradores de la sociedad son quienes tienen la obligación de convocar la junta de socios a la que someter la aprobación de las cuentas y, una vez aprobadas, llevar a cabo su posterior depósito ante el Registro Mercantil en el mes siguiente.

Y con el cumplimiento de este requisito de dar publicidad a las cuentas anuales termina el ciclo que debemos realizar cada año, amén de la legalización de los libros oficiales, que de forma telemática hay que presentar en los primeros cuatro meses del año.

Formas de Presentación Cuentas Anuales

1. En soporte papel

2. En soporte digital, en formato ZIP en CD o DVD

3. De forma telemática, que es el medio más cómodo y habitual, con firma electrónica del presentante a través de la página web del Colegio de Registradores. En este caso caben dos modalidades:

• Integral, de forma que el presentante firma y remite con su firma tanto el formato ZIP que contiene la documentación de las cuentas anuales, como el PDF que contiene la certificación que acredita la aprobación de las cuentas.
• Mixta, en la que se presenta vía sede electrónica de la página web sólo el formato ZIP con la documentación, pero se presenta presencialmente y en papel la certificación del acuerdo de aprobación de cuentas en los 15 días siguientes.

Modelos de Depósitos de Cuentas

Existen 4 modelos distintos según las circunstancias de las sociedades, en todas las lenguas oficiales existentes en España:

1. Modelo Normal
2. Modelo de cuentas abreviadas: Se puede utilizar cuando determinadas cifras contables no superan importes concretos y el número de trabajadores es inferior a determinados máximos.
3. Modelo especial PYMES: es el utilizado por la mayor parte de las microempresas de nuestro país. Puede utilizarse cuando el total de las partidas del activo no supere los 2.800.000 euros, el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 5.700.000 euros, y el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50
4. Modelo de Cuentas Consolidadas: para los grupos de sociedades, estando obligada a utilizarlo la sociedad dominante, partiendo de las cuentas individuales de las sociedades que forman el grupo y en las que se han eliminado los saldos y operaciones entre las compañías que lo integran.

Si no se depositan las cuentas

Si deposita las cuentas más tarde, su empresa podrá ser objeto de sanciones. Hay que tener en cuenta que el Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, establece un nuevo régimen sancionador para el incumplimiento de la obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil, con efectos desde el 31-01-2021.

En la práctica, no ha sido habitual o generalizado la imposición de multas o sanciones por la falta de presentación de Cuentas Anuales, ya establecidas el art. 283 de la Ley de Sociedades de Capital (LSC), que recordemos incluían multas de hasta 300.000 euros.

Pero ahora, con la publicación del Real Decreto 2/2021, se establece un marco de colaboración entre el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas -ICAC- y la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, para encomendar la gestión y la propuesta de decisión sobre los expedientes sancionadores por incumplimiento del deber de depósito de cuentas a los registradores mercantiles competentes por razón del domicilio del obligado.

De esta forma, la obtención de una nueva fuente de ingresos para el Colegio Oficial de Registradores (tarea por la se estima puedan recibir el 50% de la recaudación sancionadora) junto con el objetivo del legislador de perseguir las sociedades inactivas que no disponen de liquidez para seguir operando y acumulan impagos y problemas financieros dejándose inertes, entendemos será el acicate definitivo para la puesta en práctica de estas sanciones por falta de depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

Atención. La novedad es que el ICAC "puede encargar" al Registro Mercantil la imposición de sanciones.

Este Real Decreto también establece los criterios para determinar el importe de la sanción, y lo hace de acuerdo con los límites ya establecidos en el artículo 283 de la LSC:

• La sanción será del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria, cuyo original deberá aportarse en la tramitación del procedimiento.
• Si no aporta la declaración tributaria señalada, la sanción se establecerá en el 2% del capital social según los datos obrantes en el Registro Mercantil.
• Si se aporta la declaración tributaria y el resultado de aplicar los mencionados porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas fueran mayor que el 2 por ciento del capital social, se cuantificará la sanción en este último reducido en un 10%.

Además, si pasa un año desde la fecha de cierre del ejercicio sin que se hayan depositado las cuentas anuales, el Registro Mercantil quedará "cerrado" para su empresa. Es decir, hasta que no las deposite, no podrá inscribir la mayoría de acuerdos de la sociedad (por ejemplo, una escritura de cambio de domicilio o de ampliación de capital).

Atención. Si las cuentas anuales no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la Junta General, el cierre registral podrá evitarse si esa circunstancia se acredita con certificación del órgano de administración expresando la causa de la falta de aprobación. Si esta situación persiste, debe presentarse la certificación cada 6 meses.

No obstante, aunque pase un año sin que su empresa presente las cuentas anuales, sí que podrá inscribir en el Registro Mercantil determinados documentos: el cese del administrador, una revocación de poderes, la disolución de la sociedad y el nombramiento de liquidadores.

Además, en caso de incumplir con su obligación de presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil del domicilio social, al mes siguiente de su aprobación, los administradores estarían  incumpliendo la legislación vigente con las siguientes consecuencias:

• No se permitirá la inscripción de documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista, con lo que entre otras cosas no se podrán nombrar administradores, ni otorgar poderes, hasta que  no estén depositadas las cuentas.
• En el caso de los administradores, la no presentación de las cuentas supone que no se ha actuado con la debida diligencia de un ordenado empresario  y en consecuencia si se origina un daño a la sociedad, podría tanto la propia Sociedad como los socios o un tercero reclamar los daños causados a la sociedad por este. Además en el caso de que la sociedad se encuentre en una situación de insolvencia, la falta de diligencia en la actuación del empresario en la no presentación de las cuentas, puede suponer que este tenga que responder de las deudas de la sociedad, ya que la Ley Concursal establece como un supuesto de concurso culpable la no formulación de las cuentas anuales, no someterlas auditoria si estuviera obligado, o la falta de depósito de estas en el Registro Mercantil en alguno de los tres últimos ejercicios anteriores a la declaración de concurso.
• Puede llegar incluso a existir responsabilidad penal en caso de cometer conductas fraudulentas tales como falsificar las cuentas anuales, conforme establece el artículo 290 del Código Penal.

Atención. Cuando una sociedad no está obligada a auditarse, los socios que representen al menos un 5% del capital (por sí solos o agrupados) pueden solicitar al registrador que nombre a un auditor para que revise las cuentas. La solicitud debe realizarse antes de que hayan transcurrido 3 meses desde el cierre del ejercicio cuyas cuentas se van a auditar.

Como siempre estaremos a su disposición para ampliar la información que precise, y realizar los trámites preceptivos que soliciten.

Aprovechamos la ocasión para saludarle cordialmente.