REF.LAB.: 2021/09

FECHA:     07-07-2021

ASUNTO:   DOCUMENTACIÓN A SOLICITAR A EMPRESAS CONTRATISTAS O SUBCONTRATISTAS.

Estimado cliente:

Reiteramos aquí información de anteriores circulares, pero que debe tenerse siempre presente por su importancia. Suele ser habitual que, en el desarrollo de la actividad de las compañías, se contraten y subcontraten a otras empresas (sociedades o autónomos) que van a prestar sus servicios en el propio centro de trabajo de la compañía que la contrata o en un centro u obra donde se está desarrollando dicha actividad.

En estos casos, es importante saber que la normativa laboral, de Seguridad Social y de Prevención de Riesgos Laborales establece una serie de obligaciones, que en la práctica suponen la exigencia y entrega de una serie de documentos, fundamentalmente para comprobar que se da cumplimiento a dichas obligaciones.

Les recordamos que en estos casos tenemos la obligación de anotar a la empresa a la que contratamos en el LIBRO REGISTRO DE EMPRESAS CONTRATISTAS Y SUBCONTRATISTAS que, a estos efectos, debemos tener en nuestros centros de trabajo en cumplimiento de lo regulado en el artículo 42.4 del Estatuto de los Trabajadores. En dicho Libro debe reflejarse la siguiente información de dichas empresas:

1. Datos de la empresa contratada (denominación, domicilio y C.I.F.)
2. Objeto y duración de la contrata (por ejemplo por servicios de limpieza, o de mantenimiento, o de vigilancia, o cualquier otro que se contrate).
3. Lugar de ejecución del servicio.
4. Número de trabajadores ocupados por la contrata en este servicio.
5. Medidas de coordinación en materia de prevención de riesgos laborales (ver nuestra circular 2004/06).

Por excepción, no será necesario este libro en las obras de construcción en la que la principal deba legalizar ante la Autoridad Laboral el Libro de Subcontratación, ya que este libro sustituye a aquel (RD 1109/2007 sobre subcontratación en la construcción).

Además, debemos comprobar que dichas empresas contratistas o subcontratistas tienen y nos aportan la DOCUMENTACIÓN pertinente. Como guía sencilla de ayuda, ajuntamos a esta circular tres relaciones de la documentación que se deberían solicitar en los siguientes casos:

• Cuando contratamos a una empresa para trabajos de nuestra propia actividad.
• Cuando contratamos a empresas de limpieza.
• Cuando contratamos a un autónomo-transportista.

Esperamos les sean de utilidad y quedamos a su disposición para cualquier duda o aclaración que se precise.

Atentamente,

Fdo: D. Fernando Velasco

EMPRESAS DE CUALQUIER ACTIVIDAD QUE PRESTEN SUS SERVICIOS PARA UNA EMPRESA DE SU PROPIA ACTIVIDAD

• Copias de las altas de los trabajadores en la Seguridad Social adscritos al servicio (registrados por la T.G.S.S. un día antes de empezar como mínimo).
• Certificados médicos de aptitud para el puesto de trabajo, de todos los trabajadores que se incorporen al servicio.
• Justificantes de entrega a los mismos de ropa de trabajo, equipo de protección personal, ajustado  a la legislación vigente, firmado por los trabajadores receptores.
• Contrato de trabajo.
• Nomina y justificante de pago del salario del trabajador (todos los meses).
• Seguro de responsabilidad Civil, y en su caso responsabilidad patronal si éste último viene regulado en el convenio colectivo que le sea de aplicación. Igualmente los seguros deberán cubrir daños propios a la propiedad, eximiendo al cliente de cualquier responsabilidad en los mismos.
• Autorización de uso de maquinaria a los operarios
• Declaración de los trabajadores de haber sido instruidos en la prevención de los riesgos de su puesto de trabajo.
• Copia del plan de seguridad laboral y prevención de riesgos.
• Coordinación Actividades Preventivas
• Copia del contrato suscrito por su empresa para el servicio de prevención ajeno que incluya las cuatro especialidades.
• Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas y último recibo pagado.
• Certificado de estar al corriente en el pago de sus obligaciones tributarias (periódicamente).
• Certificado de estar al corriente en el pago de la Seguridad Social (todos los meses).

EMPRESAS DE LIMPIEZA DE EDIFICIOS

• Copias de las altas de los trabajadores en la Seguridad Social adscritos al servicio (registrados por la T.G.S.S. un día antes de empezar como mínimo).
• Certificados médicos de aptitud para el puesto de trabajo, de todos los trabajadores que se incorporen al servicio.
• Justificantes de entrega a los mismos de ropa de trabajo, equipo de protección personal, ajustado  a la legislación vigente, firmado por los trabajadores receptores.
• Contrato de trabajo.
• Nomina y justificante de pago del salario del trabajador (todos los meses).
• Seguro de responsabilidad Civil, y en su caso responsabilidad patronal si éste último viene regulado en el convenio colectivo que le sea de aplicación. Igualmente los seguros deberán cubrir daños propios a la propiedad, eximiendo al cliente de cualquier responsabilidad en los mismos.
• Autorización de uso de maquinaria a los operarios.
• Declaración de los trabajadores de haber sido instruidos en la prevención de los riesgos de su puesto de trabajo.
• Copia del plan de seguridad laboral y prevención de riesgos.
• Coordinación Actividades Preventivas
• Copia del contrato suscrito por su empresa para el servicio de prevención ajeno que incluya las cuatro especialidades.
• Alta en el impuesto sobre Actividades Económicas y último recibo pagado.
• Certificado de estar al corriente en el pago de sus obligaciones tributarias (periódicamente).
• Certificado de estar al corriente en el pago de la Seguridad Social (todos los meses).
• Fichas técnicas de los productos de limpieza utilizados.

DOCUMENTACION DE CONTRATAS DE TRANSPORTISTAS AUTONOMOS

• Alta en Autónomos.
• Certificado de estar al corriente en Seguridad Social (todos los meses).
• Certificado de estar al corriente en Agencia Tributaria (periódicamente).
• Plan de Prevención de Riesgos.
• Coordinación de las Actividades Preventivas con la empresa principal.
• Permiso de conducir (en su caso).
• Formación e información del Autónomo en materia de prevención de riesgos.
• Póliza de Responsabilidad civil y patronal.

En el caso que el empresario autónomo tenga trabajadores a su cargo que presten servicios para la empresa principal, además de la documentación anterior, deben solicitar:

• Alta en la seguridad social del trabajador y D.N.I. o Permiso de Trabajo.
• Certificado de estar al corriente en Seguridad Social (todos los meses).
• Certificado de estar al corriente en Agencia Tributaria (periódicamente).
• Contrato de trabajo.
• Certificado médico de aptitud del trabajador.
• Recibo de salarios de trabajadores, y justificante de pago de los mismos.
• Permiso de conducir de los trabajadores.
• Formación e información a los trabajadores en materia de prevención de riesgos.

Documentación de los Vehículos utilizados en el servicio:

• ITV.
• Seguro.
• Permiso de Circulación.
• Autorización o Tarjeta de Transportes.
• Certificado de mantenimiento.